Ujawnienie niepełnosprawności w pracy (UK) — jak napisać skuteczne pismo [Equality Act 2010]

Radca Prawny UK publikuje ten materiał, ponieważ wielu naszych rodaków nie wie, jak napisać ujawnienie niepełnosprawności w pracy lub jak zakomunikować swoją sytuację zdrowotną w pracy. Ten wpis powstał w odpowiedzi na liczne pytania Polaków w sprawie prawa pracy w UK — wyjaśniam prostym językiem, co wpisać, jak prowadzić komunikację i jak dojść do realnych rozwiązań.

Dlaczego pismo, a nie sama rozmowa? To najczęstszy błąd.Rozmowa bywa zerowym dowodem z dwóch powodów: (1) notatki ze spotkań są często „self-serving” (pisane pod narrację pracodawcy), (2) równie często nie powstają żadne notatki. Pismo to Państwa dowód: jasne ujawnienie,

wskazanie konkretnych obowiązków/reguł/zasad w pracy, realne propozycje, data i potwierdzenie doręczenia. Zaczynamy więc od pisma (e-mail + PDF), a dopiero potem rozmawiamy — już „na papierze”.

„Obowiązek / reguła / zasada” — o co chodzi i dlaczego ma znaczenie

W wielu miejscach pracy funkcjonują obowiązki, reguły lub zasady — czasem zapisane w regulaminie, a czasem po prostu przyjęte zwyczajowo. Mimo że mogą nie być spisane, faktycznie obowiązują i wpływają na sposób wykonywania zadań. To może być:

• stały układ grafiku (np. wyłącznie nocne zmiany),

• zwyczaj w zespole („rano przed przerwą lunchową jest tylko 5 minut przerwy”),

• sposób organizacji (ciągła dostępność telefoniczna, praca w hałasie/zimnie, przypisanie do konkretnego stanowiska).

👉 Przykład praktyczny: potrzebujesz dodatkowych 5–10 minut przed lunchem na przyjęcie leków. Taka reguła „tylko 5 minut” realnie Cię ogranicza. W piśmie wskaż konkretną zasadę/obowiązek i opisz, jak wpływa na Ciebie — to przyspiesza decyzje o udogodnieniach.

Słowa vs. fakty: jak pisać i rozmawiać

Nie musisz „etykietować” sytuacji słowami niepełnosprawność czy dyskryminacja. To tylko słowa. W komunikacji liczą się narracja i fakty: co się dzieje, kiedy, jak często, jaki jest skutek i jakie rozsądne rozwiązanie proponujesz.

• Zamiast: „Doświadczam dyskryminacji”,lepiej: „Codziennie przed przerwą lunchową mam tylko 5 minut, potrzebuję dodatkowych 10 minut na leki — bez tego mam zawroty głowy.”

• Zamiast: „Jestem osobą niepełnosprawną”,lepiej: „Od listopada 2024 r. mam rozpoznane [schorzenie]; wpływa to na koncentrację i dojazdy. Proszę o cichsze stanowisko i krótką przerwę przed lunchem.”

  
  

Ten sam styl stosuj w liście ujawniającym, w wywiadzie z Occupational Health (OH) i w korespondencji z pracodawcą.

Co wpisać w piśmie — krótka checklista

1. Jasne ujawnienieJedno zdanie: nazwa stanu/diagnozy i od kiedy trwa albo że prawdopodobnie potrwa dłużej.

   „Ujawniam, że mam [nazwa/diagnoza], utrzymującą się od [miesiąc/rok].”

2. Wskaż obowiązek/regułę/zasadę i jej skutekNazwij 1–3 kluczowe obowiązki/reguły/zasady (także te „niepisane”) i opisz dokładny wpływ na Twoją pracę.

   „W firmie obowiązuje [jaka zasada]. Skutek: [konkretny problem w wykonywaniu zadań].”

3. Wpływ na codzienne życie (poza pracą)Definicja prawna odnosi się do normalnych czynności dnia codziennego (zakupy, dojazdy, sen, koncentracja, komunikacja).

   „Trudność wpływa na moje codzienne aktywności: [przykłady].”

4. Twoje propozycje udogodnieńRealne i mierzalne: dodatkowa krótka przerwa na leki, modyfikacja grafiku, cichsze stanowisko, krzesełko, sprzęt, inne miejsce pracy.

   „Proponuję: [1–3 rozwiązania].”

5. Prośba o OHPoproś o skierowanie do Occupational Health, aby dobrać udogodnienia na podstawie obiektywnej opinii.

   „Proszę o skierowanie do OH i krótkie spotkanie w celu uzgodnienia zmian.”

6. Zgoda na informacje medyczne — w ograniczonym zakresieZaproponuj gotowość do pisemnej zgody na pozyskanie niezbędnych informacji — zakres/cel/czas tylko pod wdrożenie udogodnień.

   „Mogę udzielić ograniczonej zgody na informacje medyczne w zakresie koniecznym do wdrożenia udogodnień.”

7. Potwierdzenie i terminPoproś o potwierdzenie otrzymania i termin odpowiedzi/spotkania (np. 7–14 dni).

   „Proszę o potwierdzenie i propozycję terminu rozmowy w ciągu [x] dni.”

   
   

Definicja „long-term” i „substantial” — o co tu chodzi

Liczy się, czy wpływ jest istotny (nie błahy) i długotrwały:

• co do zasady ≥ 12 miesięcy, albo prawdopodobne, że tyle potrwa (nawroty liczą się),

• i czy utrudnia zwykłe czynności dnia codziennego.Sama trudność „nie podniosę >10 kg w pracy” bywa za wąska, jeśli nie przekłada się na życie codzienne. Lepsze są przykłady realnego wpływu:

• „Nie mogę zrobić zakupów, bo nie uniosę toreb.”

• „Mam stany lękowe; unikam autobusu — utrudnia to dojazdy do sklepu/pracy.”Jeśli leczysz się, czekasz na skierowanie, a lekarz nie potrafi wskazać daty poprawy — to racjonalny powód, by uznać, że stan może potrwać.

  
  

Dobre praktyki z naszej praktyki

• Pismo krótkie i rzeczowe: 1–1,5 strony wystarczy.

• Załączniki (jeśli masz): krótkie zaświadczenie, potwierdzenie leków, notatka od GP/specjalisty.

• Daty i fakty: podaj 2–3 świeże przykłady, kiedy dana reguła/zasada faktycznie Cię ograniczyła.

• Forma i ślad: wyślij mailem (PDF) z prośbą o potwierdzenie; zachowaj kopię.

• Ton współpracy: pisz, że szukasz rozwiązań — to skraca drogę do decyzji.

⚠️ Disclaimer: Ten artykuł ma charakter informacyjny i edukacyjny i nie stanowi porady prawnej. Każda sprawa jest indywidualna — na wynik wpływają konkretne okoliczności, dokumenty, terminy i polityki pracodawcy. Nie da się przewidzieć wszystkich scenariuszy w 100%, dlatego zachęcamy do konsultacji na każdym etapie swojej sprawy z prawnikiem lub doradcą.